In der Gründungsphase wird die Geschäftsidee geplant, ausgearbeitet, Finanzierern vorgelegt und es wird die Rechtsform gewählt. Damit ist das „Gröbste“ erst einmal erledigt? Eher nicht – denn jetzt fängt die eigentliche Arbeit für den Unternehmer an. Was Sie in den ersten Wochen und Monaten nach der Gründung organisieren sollten oder müssen? Das erfahren Sie in diesem Beitrag.
Erster Schritt: Geschäftskonto eröffnen
Kapitalgesellschaften müssen bereits vor der Gründung ein Firmenkonto eröffnen, damit das verpflichtende Stammkapital eingezahlt werden kann. Für Personengesellschaften, Selbständige und Freiberufler besteht diese Pflicht in der Regel nicht, dennoch ist es sinnvoll, möglichst frühzeitig ein Geschäftskonto einzurichten.
Praxistipps:
- Vor der Wahl des Kontomodells Infomaterial von verschiedenen Banken einholen, Vorteile, Nachteile und Konditionen prüfen sowie nötige Unterlagen zusammentragen.
- Separate Konten einrichten, um private und geschäftliche Finanzen zu trennen. Das erleichtert die Buchhaltung und schafft rechtliche Sicherheit.
- Anfallende Kosten wie Gebühren für Kontoeröffnung und -führung, Kreditkarten oder Buchungsposten in der Finanzplanung beachten.
Zweiter Schritt: Versicherungen abschließen
Je nach Unternehmensform, Branche und Größe der Firma sind unterschiedliche Versicherungen sinnvoll; teilweise sind diese auch verpflichtend.
Versicherungen für Selbständige:
- Risikolebensversicherung
- Kranken- und Pflegeversicherung
- Krankentagegeldversicherung
- Rentenversicherung
- Berufsunfähigkeitsversicherung
Versicherungen für Unternehmen:
- Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung
- Betriebsunterbrechungsversicherung
- Rechtsschutzversicherung für Firmen
- Sachversicherungen gegen Einbruch, Diebstahl, für den Firmenwagen und anderes
- Gesetzliche Unfallversicherung über eine Berufsgenossenschaft
Praxistipp: Sich vorab über freiwillige und verpflichtende Versicherungen informieren und das Thema rechtzeitig angehen. Eine gesetzliche Unfallversicherung muss beispielsweise innerhalb einer Woche nach der Gründung abgeschlossen werden.
Dritter Schritt: Grundstein für effiziente Buchführung legen
Eine strukturierte Buchführung ist unverzichtbar, um den Überblick über Einnahmen, Ausgaben, Verbindlichkeiten und die Liquidität des Unternehmens zu behalten. Wir haben in der Beratungspraxis schon viele Unternehmen erlebt, die aufgrund mangelhafter Buchhaltung und den Auswirkungen davon in eine Krisensituation geraten sind.
Optionen für die Buchführung:
- Digitale Buchhaltungsprogramme: Sie erleichtern die Verwaltung und können Zeit sparen. Einige Programme bieten Schnittstellen zu Steuerberatern oder Banken.
- Externe Unterstützung: Ein Steuerberater oder eine Buchhaltungsfachkraft kann besonders in der Gründungsphase wertvolle Unterstützung leisten.
Praxistipp: Vorlagen für Rechnungen, Mahnungen und Angebote erstellen, um eine professionelle, einheitliche Außenwirkung zu schaffen und die Arbeit im Geschäftsalltag zu effektivieren.
Vierter Schritt: gegebenenfalls Betriebs- und EORI-Nummer beantragen
Nach der Anmeldung des Gewerbes, der Zuteilung der Steuernummer und den Eintragungen in das Handels- und Transparenzregister während der Gründung müssen nun weitere administrative Aufgaben abgeschlossen werden. Was steht unter anderem noch aus?
- Betriebsnummer: Ab der Einstellung des ersten Beschäftigten unterliegen Arbeitgeber der Pflicht, Arbeitnehmer bei der Sozial- und Krankenversicherung anzumelden. Dafür benötigen sie eine Betriebsnummer. Diese wird in der Regel von der Agentur für Arbeit vergeben.
- EORI-Nummer: Die Economic Operators‘ Registration and Identification Number (EORI) ist eine Identifikationsnummer, die Unternehmen benötigen, um am internationalen Warenverkehr innerhalb der EU teilzunehmen. Sie dient der eindeutigen Identifizierung von Wirtschaftsbeteiligten gegenüber Zollbehörden.
Fünfter Schritt: Personal einstellen und Räumlichkeiten organisieren
Nicht erst sobald die ersten Aufträge eintreffen, sollte darüber nachgedacht werden, Personal einzustellen. Allerdings muss bei aller Vorausschau die Auftragslage dies auch ermöglichen. Hier zeigt sich in der Regel, wie gut sich der Unternehmer mit dem aktuellem Markt und seiner Branche auseinandergesetzt hat und wie gründlich der Business Plan ausgearbeitet ist.
Auch bei Räumlichkeiten ist es sinnvoller, mit Augenmaß zu beginnen: Kleine, flexible Arbeitsräume oder Co-Working-Spaces sind für den Start oft wirtschaftlicher als langfristige Mietverträge. Was raumseitig benötigt wird, hängt natürlich auch entscheidend vom Geschäftsmodell ab.
Sie haben Fragen zum Thema Nachgründungsphase oder benötigen Unterstützung bei Ihrer Gründung? Wenden Sie sich gern an unsere Expertin Ramona Olenizak.