Controlling dient als Instrument der Unternehmenssteuerung dazu, Transparenz zu schaffen, das Berichtswesen zu verbessern und letztlich die gesteckten Ziele zu erreichen. Doch trotz seiner hohen Relevanz ist es noch nicht in allen Firmen gang und gäbe. Ein möglicher Grund: Es gibt keine Standardlösung. Wo also sollten Unternehmen bei ihren Bemühungen ansetzen und welche Schritte sind zu beachten? Genau diesen Fragen wollen wir in diesem Beitrag nachgehen.
Es gibt nicht das eine Controlling-System, das für alle Unternehmen gleichermaßen gilt. Dazu sind Betriebe zu unterschiedlich und komplex. Jeder bringt andere Voraussetzungen mit sich, erfordert andere Schwerpunkte und Kompetenzen. Deshalb ist stets ein individueller Ansatz nötig – gerade im Hinblick auf die Wettbewerbs- und Anpassungsfähigkeit. Denn: Ein effektives Controlling liefert Fakten und Prognosen zu wichtigen Aspekten des Unternehmens. Diese erlauben es der Firma, auf aktuelle Entwicklungen zu reagieren und sich auf künftige Anforderungen einzustellen. Das hilft dabei, sowohl flexibel als auch nachhaltig erfolgreich zu sein.
Grundlage des Controllings
Um ein individuelles Controlling-System zu etablieren, sollte:
- der Businessplan nicht nur für externe Zwecke wie Bankgespräche erstellt, sondern auch tatsächlich in der Praxis umgesetzt werden;
- das Controlling als zentrales Werkzeug der Unternehmenssteuerung verstanden werden, das Einfluss auf Management-Entscheidungen hat;
- Controlling in wirtschaftlich guten als auch in schwierigen Zeiten gleichermaßen betrieben werden.
Dieses Verständnis von Controlling ist entscheidend, damit es nutzbringend eingesetzt werden kann. Auf dieser Basis lässt sich das System erstellen und implementieren. Der folgende Leitfaden kann dabei als Orientierungshilfe dienen.
Aufbau eines Controlling-Systems in fünf Schritten:
1. Analyse des Ist-Zustands: etwa mithilfe des 7-S-Modells zur Untersuchung sieben unternehmensinterner Elemente wie Strategie und Struktur oder einer STEP-Analyse, die unter anderem ökonomische und politische Einflüsse berücksichtigt. Nähere Erläuterungen zu diesen und mehr Methoden finden Sie in einem gesonderten Beitrag.
2. Definition der Controlling-Ziele: Durch die Festlegung von Soll-Werten kann später ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt werden, um das Unternehmen in die gewünschte Richtung zu lenken. Die entsprechenden Controlling-Ziele sollten aus der Unternehmensphilosophie, dem Unternehmenszweck und dem Businessplan abgeleitet werden. Außerdem ist zu klären, welche Bereiche für die Zielerreichung relevant sind und welche Ressourcen zur Verfügung stehen.
3. Auswahl geeigneter Instrumente für die laufende Unternehmensanalyse: Welche strategischen und operativen Werkzeuge für das Controlling eingesetzt werden, ist individuell. Zum Beispiel bewertet die SWOT-Analyse strategisch die Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen eines Unternehmens, während die Break-Even-Analyse operativ den Punkt bestimmt, an dem weder Gewinn noch Verlust entsteht.
4. Umsetzung und Etablierung: Das Controlling kann als eigenständiger Funktionsbereich oder integriert in das Rechnungswesen eingerichtet werden. In jedem Fall ist eine zentrale Datenbasis nötig – etwa über eine Software, die mit dem bestehenden Berichtswesen verknüpft werden kann. Wichtig ist es zudem, die Mitarbeiter über das Vorgehen zu informieren und sie in die Umsetzung einzubeziehen.
5. Weiterentwicklung des Controllings: Anforderungen ändern sich. Daher sollte das System kontinuierlich überprüft und optimiert werden. Die regelmäßige Verbesserung des Controllings kann Chancen und Risiken aufzeigen, sodass frühzeitig Handlungsoptionen entwickelt werden können.
Sie haben Fragen zum Thema Controlling oder benötigen Unterstützung beim Aufbau oder der Optimierung Ihrer Unternehmenssteuerung? Dann wenden Sie sich gern an unseren Experten Ronny Baar.