Buchhaltung bei Unternehmensgründung: Geschäftsausgaben kategorisieren

Eine Existenzgründung ist sowohl mit Freudentränen als auch mit Schweiß und harter Arbeit verbunden. Jungunternehmer sehen sich oft mit ungeahnten Schwierigkeiten und neuen Situationen konfrontiert. Auch die Buchhaltung kann so manche unangenehme Überraschung bereithalten. Doch das muss sie gar nicht. Im Beitrag zeigen wir, wie die Buchführung einfacher gestaltet werden kann. Stichwort: Kategorisierung.  

Eine Unternehmensgründung ist immer eine aufregende Angelegenheit. Neben all den Erwartungen und Hoffnungen an die Zeit nach der Gründung, ist allerdings vor und während der Gründungsphase einiges zu beachten. So muss etwa die Buchhaltung in dieser Phase bereits verlässlich geführt und umfassend vorbereitet werden. „Verwaltung“ klingt erst einmal trocken, doch sie ist für Unternehmer ein wichtiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit. Die Buchhaltung erfasst wichtige Kennzahlen, die unter anderem viel über den finanziellen Zustand einer Firma aussagen und wichtige Nachweise liefern.

Anders, als es vielleicht vermutet werden könnte, beginnt die Buchführung bereits vor der Aufnahme des Geschäftsbetriebs: Zum einen gibt der Finanzplan als Teil des Businessplans einen Überblick über die Gründungskosten. Daneben muss die eigentliche Buchführung für Betriebsausgaben gestartet werden. Diese dokumentiert auch jene Kosten, die vor der Gründung entstehen wie Honorare für Unternehmensberater oder Kosten für die Anmietung von Konferenzräumen, die Mitarbeiterakquisition oder die Eröffnungsfeier. Diese können nach der Existenzgründung als Betriebsausgaben geltend gemacht und steuerlich abgesetzt werden – zumindest, wenn sie entsprechend dokumentiert sind und nachgewiesen werden können.

Die Erfassung von Geschäftsausgaben

Alle Ausgaben, die mit dem Unternehmen zu tun haben, sind vor dessen Gründung – und natürlich auch danach – sorgfältig zu erfassen. Die Basis dafür: Rechnungen und Belege müssen aufgehoben werden. Um Geschäftsausgaben gründlich zu dokumentieren, ist eine durchdachte Kategorisierung dieser nötig. Sie hilft unter anderem dabei, genaue Budgets zu erstellen, unnötige Kosten zu verhindern, Zeit zu sparen, Steuervorschriften einzuhalten und Ausgaben nachzuverfolgen. Gängige Klassifizierungen sind etwa: Bürobedarf und -ausstattung, Geschäftsreisekosten, Bewirtungskosten, Marketingkosten und professionelle Dienstleistungen. Wichtig: Persönliche Ausgaben zählen nicht zu den Betriebsausgaben und sollten daher streng von den geschäftlichen Ausgaben getrennt werden.

Tipps für die Einrichtung von Geschäftsausgabenkategorien

• Kategorien an spezifische Geschäftsanforderungen jedes Unternehmens anpassen
• Detaillierte Kategorien ermöglichen klare Aufschlüsselung der Ausgaben; allgemeine Kategorien wie „Verschiedenes“ vermeiden
• Klare Benennung der Kategorien erleichtert das Verständnis. Schwammige Unterscheidungen wie „Büromöbel“ und „Büromaterialien“ können verunsichern
• Unterkategorien sorgen für detaillierteres Verständnis der Ausgabenlandschaft. „Geschäftsreisekosten“ könnte etwa Unterkategorien wie „Mahlzeiten“, „Transport“ und „Flugkosten“ enthalten
• Richtlinien und Beispiele für verschiedene Ausgabenkategorien helfen, Missverständnisse zu vermeiden
• Bei Kategorisierung: Klassifizierung in fixe und variable Kosten sowie periodische Ausgaben vornehmen

Sie haben Fragen zur Unternehmensgründung oder benötigen Unterstützung bei Ihrer Buchhaltung? Dann wenden Sie sich gern an unsere Expertin Ramona Olenizak.